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Título : Procedimiento para reconstrucción de expedientes
Autor : Amalfi, Lisi
Palabras clave : DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS;DOCUMENTOS
Fecha de publicación : 2016
Resumen : De conformidad con la normativa indicada el procedimiento a seguir para la reconstrucción de los expedientes faltantes es: 1) Determinar claramente los documentos que han sido objeto de la pérdida total o parcial. Si estos reposaban en la pagaduría esta determinación debe efectuarla el directo responsable de la custodia de los documentos. 2) Dar aviso inmediato al superior, en este caso, al rector del Colegio. Es de anotar que, de conformidad con el numeral 10.16 de la Ley 715 de 2001, son funciones de los rectores: “El rector o director de las instituciones educativas públicas, que serán designados por concurso, además de las funciones señaladas en otras normas, tendrá las siguientes:….. 10.16. Administrar el Fondo de Servicios Educativos y los recursos que por incentivos se le asignen, en los términos de la presente ley”. Lo anterior significa que todos los documentos que tengan relación con la administración del Fondo de Servicios Educativos, están bajo la responsabilidad del Rector. 3) Así mismo, se debe formular en forma inmediata la correspondiente denuncia penal, ante la Fiscalía General de la Nación, toda vez que los archivos e información pública son bienes del Estado. Esta obligación recae en cabeza del funcionario público que haya tenido conocimiento de la pérdida de los documentos o expedientes conforme lo ordena el artículo 67 del Código de Procedimiento Penal Colombiano, Ley 906 de 2004. 4) El rector en su condición de responsable de la Administración del Fondo de Servicios Educativos, expedirá un acto administrativo en el cual, de conformidad con la normativa señalada establezca: a) Declara la pérdida total o parcial del expediente de que se trate y se ordena su reconstrucción. b) Ordena remitir el caso a la Oficina de Control Interno Disciplinario, para que se adelante la investigación por la pérdida de Expediente, dado que el Rector no tiene competencia para adelantar dicha investigación. c) Igualmente se ordenará la utilización de todos los medios probatorios posibles para obtener la reconstrucción del expediente. Estos medios probatorios pueden ser, copias de los documentos originales debidamente certificados o autenticados según el caso, documentos originales copias que reposen en poder de particulares y le sean solicitadas. 5) Una vez reconstruido el expediente se dejará constancia escrita de esta circunstancia y el procedimiento empleado para su reconstrucción.
URI : http://repositoriosed.educacionbogota.edu.co/handle/001/2430
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